- GDPR -

 

GDPR Policy i Brf Albyhus2

Syfte 
En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att
tydliggöra hur vi i Brf Albyhus2 behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att
föreningen värnar om din integritet. Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur
vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina
rättigheter.

Bakgrund 
Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i
bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis förande av medlems- och lägenhetsförteckning. Vi behöver
även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i
bostadsrättsföreningen och för att administrera underhåll av huset samt nå dig om något händer i din
lägenhet som kan påverka andra i huset. Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att
inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte annat än när det är
absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter. Du har rätt att få information om vilka
uppgifter bostadsrättsföreningen har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund
för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Ditt medlemskap i Brf Albyhus2 ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att
kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a.
uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer
uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig
att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen nyttjar.
Du som medlem har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som
styrelsen behöver kunna nå dig med information. Därför samlar föreningen in uppgift om e-
postadresser och telefonnummer. 

Register 
Följande tre register finns upprättade och underhålls av Riksbyggen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens verksamhet.

1. Medlemslista
2. Medlemsförteckning
3. Lägenhets- och pantförteckning

1. I medlemslistan lagras och uppdateras följande uppgifter för att möjliggöra administration av
medlemsinträden och urträden, underhåll av fastigheten, för distribuering av information,
samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Uppgifterna sparas under tiden som
respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och raderas efter utträde:

- Adress
- Objektsnummer
- Namn (för- och efternamn)
- Lägenhetsnummer
- Mobil 
- Andel i %
- Tillträde

Medlemslistan lagras hos Riksbyggen där endast styrelsen har tillgång till information.

2. Medlemsförteckningen hanteras primärt av Riksbyggen. Styrelsen har löpande access till aktuell förteckning i syfte att godkänna och administrera förändringar samt att genomföra föreningsstämmor. Uppgifterna sparas under tiden
som du är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje
årsstämma, dvs. uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar
i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. I
dagsläget sparas följande information:

- Objektsnummer
- Medlem (för- och efternamn)
- Adress
- Postnummer
- Ort
- Andel i %
-Inträde (datum)

Medlemförteckning lagras hos RIksbyggen där endast Riksbyggen och
styrelsen för Albyhus2 har tillgång till information. 


3. Lägenhets -  och   pantförteckningen hanteras primärt av vår fastighetsförvaltare. Styrelsen har
löpande access till aktuell förteckning från fastighetsförvaltaren i syfte att godkänna och
administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor. Uppgifterna
sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och
uppdateras inför varje årsstämma, dvs. uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om
fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras
på motsvarande sätt.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har
samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller
avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer,
vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt. Vi kommer aldrig att
överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.
 
Ansvar
Brf Albyhus2 är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina
personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Vår förvaltare – i dagsläget RIksbyggen sköter den ekonomiska och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten.
På Riksbyggens kundwebb publiceras namn på styrelsemedlemmar och i
protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna.
På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är
nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter.