-
GDPR -
|
GDPR
Policy i Brf Albyhus2 Syfte En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i Brf Albyhus2 behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet. Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter. Bakgrund Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis förande av medlems- och lägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i bostadsrättsföreningen och för att administrera underhåll av huset samt nå dig om något händer i din lägenhet som kan påverka andra i huset. Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter. Du har rätt att få information om vilka uppgifter bostadsrättsföreningen har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade. Hur får vi tillgång till dina personuppgifter? Ditt medlemskap i Brf Albyhus2 ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a. uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen nyttjar. Du som medlem har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som styrelsen behöver kunna nå dig med information. Därför samlar föreningen in uppgift om e- postadresser och telefonnummer. Register Följande tre register finns upprättade och underhålls av Riksbyggen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens verksamhet. 1. Medlemslista 2. Medlemsförteckning 3. Lägenhets- och pantförteckning 1. I medlemslistan lagras och uppdateras följande uppgifter för att möjliggöra administration av medlemsinträden och urträden, underhåll av fastigheten, för distribuering av information, samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och raderas efter utträde: - Adress - Objektsnummer - Namn (för- och efternamn) - Lägenhetsnummer - Mobil - Andel i % - Tillträde Medlemslistan lagras hos Riksbyggen där endast styrelsen har tillgång till information. 2. Medlemsförteckningen hanteras primärt av Riksbyggen. Styrelsen har löpande access till aktuell förteckning i syfte att godkänna och administrera förändringar samt att genomföra föreningsstämmor. Uppgifterna sparas under tiden som du är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma, dvs. uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. I dagsläget sparas följande information: - Objektsnummer - Medlem (för- och efternamn) - Adress - Postnummer - Ort - Andel i % -Inträde (datum) Medlemförteckning lagras hos RIksbyggen där endast Riksbyggen och styrelsen för Albyhus2 har tillgång till information. 3. Lägenhets - och pantförteckningen hanteras primärt av vår fastighetsförvaltare. Styrelsen har löpande access till aktuell förteckning från fastighetsförvaltaren i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma, dvs. uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. När lämnar vi ut dina personuppgifter? Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt. Vi kommer aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU. Ansvar Brf Albyhus2 är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Vår förvaltare i dagsläget RIksbyggen sköter den ekonomiska och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten. På Riksbyggens kundwebb publiceras namn på styrelsemedlemmar och i protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna. På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter. |